【初心者必見】プロジェクトマネジメントの課題管理とは？課題管理の目的と手順を解説

システム開発のプロジェクトマネージャーを任命されたけど、課題管理はどうすればいいの？
そもそも課題管理ってなに？
課題管理のやり方がわからない？

プロジェクトを進めると様々な課題が出てきます。課題とは、プロジェクトの計画や目標、決定事項を阻害する問題のことで、顕在化した阻害要因をベストな方法で解決し、プロジェクトへの影響を最小限にすることが重要です。

今回は、プロジェクトにおける課題管理とは何か？プロジェクト計画に記載すべき課題管理のポイントをわかりやすく解説します。

前回のおさらい（プロジェクト計画の書き方）
プロジェクトにおける課題管理とは？
- お客様とシステム担当者の課題対応事例
- 問題を放置すると大変なことに
課題管理のやり方
- 課題管理のフロー図
課題管理で記録すべき項目
課題を適切に管理してプロジェクトを成功に導こう

前回のおさらい（プロジェクト計画の書き方）

これまで、プロジェクトを成功させるためにプロジェクト計画を立てること、そしてプロジェクト計画の最初は「プロジェクト概要」をまとめることを解説しました。

プロジェクト概要がまとまったら、次はプロジェクト計画を詳細に落とし込んでいきます。プロジェクト計画でやるべきことは、そのプロジェクト概要を含めて11項目あります。

これらはプロジェクトを円滑に運営するための重要なガイドと言えるものです。この11項目をプロジェクト計画書にまとめ上げ、ゴールに向かってプロジェクトをスタートしましょう。

今回は、課題管理を解説します。

プロジェクトにおける課題管理とは？

プロジェクトを進めていると様々な課題が出てきます。ここで言う課題とは、プロジェクトの計画や目標、決定事項を阻害する問題のことです。

ただし、欠陥として発見されたものは課題ではありません。欠陥の管理方法はこちらを参照してください。

課題管理の目的は、これら顕在化した阻害要因をベストな方法で解決してプロジェクトへの影響を最小限にすることです。そのためには、プロジェクトに参画するすべての方（ステークホルダー）で課題を共有し、品質（Quality）、コスト（Cost）、納期（Delivery）が適切になるような解決策を見つける必要があります。

システム開発のプロジェクトにおいて、お客様の課題が放置されたらどうなるでしょうか？

お客様とシステム担当者の課題対応事例

とあるシステム開発で、お客様の受入テストが始まろうとしているプロジェクト。
　※登場人物はこちらの「システム開発の体制図サンプル」に合わせています。

お客様が準備する予定だった商品マスターデータの進捗状況を確認すると

システム会社
マスター担当
小野さん

商品マスターデータの
準備状況はどうですか？

お客様
注文業務課
高田さん

最近業務が忙しくなってきて、
まだ３割程度しか出来てないかなあ

システム会社
マスター担当
小野さん

え？納期まであと３日ですが
大丈夫ですか？

お客様
注文業務課
高田さん

なんとか準備するので
もう少し待ってください。

システム会社
マスター担当
小野さん

分かりました。
３日後にデータを受け取りに来ます。

・・・・・・・・・・３日後・・・・・・・・・・

システム会社
マスター担当
小野さん

商品マスターデータの期限になりましたので
データを受取に来ました。

お客様
注文業務課
高田さん

それが、業務が忙しくて手が付けれらない状態で
まだ半分しか出来てなくて・・・

システム会社
マスター担当
小野さん

えー！そんなあ・・・
今日データを頂かないと受入テストの
開始が遅れてしまいますので困ります。

お客様
注文業務課
高田さん

そう言われても
出来ないものは出来ないし・・・

という感じで、商品マスターデータの準備が間に合わず、受入テストのスケジュールが遅れる問題が顕在化しました。

その直後、システム開発会社のマスター管理チームのミーティングで、その問題を報告すると

システム会社
マスター管理リーダー
岡本さん

高田さんの上司の谷口課長に連絡して状況確認します。
小野さんはデータセットアップ作業の手順を見直して
スケジュールが遅れない方法を検討してください。

システム会社
マスター担当
小野さん

わかりました。
他に必要なデータの状況を確認して
セットアップ手順を見直します。

・・・・・・・・・・注文業務課の谷口課長へ連絡後・・・・・・・・・・

システム会社
マスター管理リーダー
岡本さん

商品マスターデータを準備するメンバーを
増員して対応することになりました。
ただし、２日は必要とのことでした。

システム会社
マスター担当
小野さん

分かりました。日々進捗の確認をして、
また遅れがあればすぐに連絡します。

システム会社
マスター管理リーダー
岡本さん

そうですね。
今後は問題が顕在化した時点で報告をお願いします。

システム会社
マスター担当
小野さん

はい、わかりました。
（こんなはずではなかったのに）

問題を放置すると大変なことに

このように、プロジェクトの計画や目標、決定事項に影響するような問題が顕在化したら速やかに記録し、ステークホルダーで共有して解決を図る必要があります。場合によっては、課題の影響を最小限に留めるために、お客様との協議して最善の方法で対処することが重要です。

そのため、プロジェクトの全工程で発見した課題は必ず文書化し、プロジェクトに参画するすべての方（ステークホルダー）で共有して、お互いの責任者の承認をもって反映する仕組みをプロジェクト計画段階で合意しておく必要があるわけです。

お客様と課題を管理する方法を決めてプロジェクト計画に明記しましょう。
プロジェクト内で課題を共有し、課題を解決する担当者を明確にしましょう。
課題が担当者では解決できない場合、上位階層のリーダークラスで解決するようにエスカレーションルールを決めましょう。
機能要件や非機能要件に曖昧な部分があると課題になりやすいため注意しましょう。
お客様との作業分担は成果物の単位で行い、納期も明確にして合意しましょう。

課題管理のやり方

課題管理の流れはどのようになるでしょうか。
以下に課題管理のフロー図とポイントをまとめます。

課題管理のフロー図

番号	実施担当	実施内容
1～2	両者	課題が発生したら、プロジェクト担当者へ連絡します。
3	システム会社	プロジェクトメンバー間で課題を説明し、課題内容を記録します。
4	システム会社	課題内容を調査し、対策を検討します。
5	お客様	課題が発生したことを通知し、課題内容を共有します。
6	両者	単独では解決しない場合やプロジェクト全体に影響する場合はプロジェクトメンバー同士で課題内容と対策を整合します。問題なければ両者の責任者の承認を得ます。
7	両者	課題の対応を行います。
8	システム会社	もし、課題の対策が仕様変更に係わる場合は変更管理に記録します。

課題管理で記録すべき項目

課題管理として記録すべき項目を下記にまとめます。これらを横に並べて一覧表形式で利用してもよいでしょう。

分類	記録項目	項目内容
課題内容	発生日	課題の報告を受け付けた日
	課題内容	課題の内容
	対応希望日	課題の対応を希望する日
	課題報告者	課題を報告した担当者
	状況	「受付」「調査中」「対策検討中」「承認済」「対策実施中」「却下」「完了」などの状態
調査結果	課題原因	課題の原因（業務面の課題、システム面の課題、インフラ面の課題、プロジェクト運営上の課題、質問事項など）
	発生工程	課題が見つかった工程（概要設計、詳細設計、開発、結合テスト、システムテストなど）
	対策内容	課題の対策内容（対応内容やポイント、注意事項など）
	調査担当者	調査をした担当者
対策判定	採否判定	対策を承認するか、却下とするか
	採否確定日	採否が決定した日
	優先度	すぐに対策が必要か、後工程で対策すればいいか等の優先度合い
	承認者（お客様）	お客様側の責任者
	承認者（システム会社）	システム会社側の責任者
対応完了	対応担当者	対応した担当者
対応完了	対応完了日	対応が完了した日

課題を適切に管理してプロジェクトを成功に導こう

プロジェクトでは要件や仕様を文書化することが必要ですが、お客様から聞き出せない暗黙の業務知識があります。長年の経験や勘で体得した業務知識を漏れなく文書化することは非常に難しいと感じます。その業務がマニュアル化されていなければなおさらです。曖昧な要件ヒアリングや見当違いの要件分析、見積もりミスによって必ず課題が発生します。

したがって、課題が発生した時の管理方法をプロジェクト計画時にしっかりと決めておき、発生した課題はプロジェクトへの影響を最小限に解決することが重要です。冒頭の担当者のやり取りのように、対策が後手後手にならないようにすることが課題解決の最善の方法です。

変更管理や欠陥管理だけではなく、課題管理もプロジェクトで重要な品質（Quality）、コスト（Cost）、納期（Delivery）に直結することを肝に銘じ、正しく課題管理を行いましょう。

課題管理の解説はこれで終わりです。

引き続き、プロジェクト計画でやるべき11項目のガイドを解説します。これらをプロジェクト計画書にまとめ上げ、ゴールに向かってプロジェクトをスタートしましょう。