マスタースケジュールとWBSの違い｜「旅程表」と「準備リスト」でわかる作り方
本連載について
この記事は、難解なプロジェクトマネジメントのノウハウを、誰もが経験したことのある「家族旅行」に例えてわかりやすく解説する全12回のシリーズです。（※どの回からでも単独でお読みいただけます）
第3回となる今回は、パニックを防ぐ旅程表と準備リスト「マスタースケジュールとWBSの作り方」についてお届けします！
「一生懸命に線を引いたスケジュールが、なぜかすぐに機能しなくなってしまう……」
「たった一つの作業が遅れただけで、全体がパニックに陥ってリカバリーできない」
プロジェクトマネージャーやリーダーとして、スケジュール管理に頭を抱えることはありませんか？ せっかくツールを使ってガントチャートを引いたのに、誰も見ていないただの壁紙になってしまうのは、現場でよくある悩みです。
今回は、スケジュールが破綻してしまう根本的な原因と、パニックを防ぐためのマスタースケジュールとWBSの違い・作り方を、おなじみの「家族旅行」に例えてわかりやすく解説します。
なぜ、あなたのスケジュールはすぐに機能しなくなるのか？
原因は「旅程表」と「準備リスト」のごちゃ混ぜ
スケジュールがすぐに機能しなくなる最大の理由は、「旅程表」と「準備リスト」をごちゃ混ぜに作っているからです。
上司に見せるための全体の流れの中に、担当者の今日やる細かい作業まで詰め込んでいませんか？ これでは、誰がどの粒度でスケジュールを見ればいいのか分からなくなり、管理する側も作業する側も疲弊してしまいます。
これを解決するシンプルな方法は、スケジュールを「マスタースケジュール（全体像）」と「WBS（細かい作業）」の2つに明確に分けることです。
マスタースケジュールはプロジェクトの「旅程表」
細かい作業は忘れ、マイルストーンだけを記載する
マスタースケジュールは、プロジェクトの全体像を把握するための大きな地図です。
旅行で言うなら、「10時に空港着、15時にホテルチェックイン」といった、ざっくりとした旅程表のことです。細かい作業手順はいったん忘れ、「いつ、どの段階まで進んでいればOKか」という大きなチェックポイント（マイルストーン）だけを記載します。
上司やお客様には、この旅程表を見せて、プロジェクトが順調に進んでいることを安心してもらいましょう。
家族旅行のマスタースケジュール（イメージ）
今回の旅行の例に当てはめると、以下のように主要なフェーズとマイルストーンを一覧化した形式になります。
※縦軸にフェーズ、横軸に時間をとり、主要な予定をパッと見て把握できるようにします。
WBS（作業分解構成図）は現場が迷わない「準備リスト」
コツは「終わったかどうかが一目でわかる」粒度にすること
全体の旅程表ができたら、次は現場のメンバーが今日動くためのWBS（Work Breakdown Structure）を作ります。
これは旅行で言うなら、準備リスト（持ち物リスト）です。「旅行の準備をする」という大きくてフワッとした作業を、誰でも迷わず実行できるサイズまで分解していきます。
タスクを分解する際の最大のコツは、終わったかどうかが一目でわかる状態（粒度）にすることです。
- 【悪い例】
- タスク名：「荷造りをする」
- 理由：何が終われば完了なのか曖昧で、必ず忘れ物（作業漏れ）が発生します。
- 【良い例】
- タスク名：「着替えを3日分詰める」「洗面用具をポーチに入れる」
- 理由：これなら、誰が見ても終わったかどうかが一目でわかります。
現場のメンバーには、この具体的な準備リストを渡して作業を進めてもらいます。
家族旅行のWBS（イメージ）
今日が６月５日と仮定すると、「1-3-1：旅のしおり作成」がまだ未着手で予定より遅れていることが分かります。
※このように「誰が・いつまでに・何をするか」を明確にし、遅れている作業があれば迅速に対処します。
【実践】無理なく進めるスケジュール作成の3ステップ
では、具体的にどのような順番で作ればいいのでしょうか。現場で無理なく進めるための手順は、次の3ステップです。
- ステップ1：主要なルート（旅程表）を引く
まずは細部にこだわらず、マスタースケジュールから作りましょう。「いつ、どこにいたいか」という大きなマイルストーンを置くことで、プロジェクトの「締め切り」が明確になります。 - ステップ2：持ち物とやることを書き出す（準備リスト）
旅程表が決まったら、それを実現するために必要な作業をWBSとして書き出します。このとき、「誰が担当するか」もセットで決めておくのがポイントです。 - ステップ3：パニックを防ぐ「3つの秘策」を加える
最後に、スケジュールを形骸化させないための仕上げを行います。これがないと、一度のトラブルで計画が崩壊してしまいます。（※詳細は次の見出しで解説します）
あわせて読みたい： WBSの書き方とタスクの「粒度」目安｜作業漏れを防ぐ4ステップ（システム開発）
現場がパニックに陥らない！スケジュール管理 3つの秘策
予定通りに進まないパニックを防ぐ秘訣は、作成した後の管理の考え方にあります。
①クリティカルパス（命綱）を最優先で守る
旅行でレンタカーの予約を忘れたら、当日どれだけ早く起きても出発できません。 このように、「それが遅れると、全体の納期が絶対に間に合わなくなる一連のタスク」をクリティカルパス（命綱）と呼びます。PMはこの命綱の進捗を最優先で監視し、守らなければなりません。
② 必ず5〜10%のバッファ（ゆとり）を持たせる
旅行の計画を立てる時、「10時に駅に着くから、10時1分の電車に乗る」というキチキチの予定は組みませんよね。 プロジェクトも同じで、「渋滞やトラブルは必ず起きる」と考えるのが正解です。主要な工程の直後には、必ず全体工数の5〜10%程度のバッファ（予備の時間）を持たせておきましょう。
あわせて読みたい：納期遅延を防ぐCCPM｜バッファ共有の基本と遅延を立て直す4ステップ
③ 状況に合わせて柔軟に適宜更新する
旅先で雨が降れば、屋外の観光をキャンセルして美術館に行くこともあるでしょう。 スケジュールは一度作ったら変えてはいけないものではなく、状況に合わせて書き換えるホワイトボードのようなものです。変化に合わせて柔軟に更新することで、スケジュールは常に生きた地図になります。
【現場のリアル】WBSに「その他」「確認」というタスクがあったら要注意
スケジュールが崩壊する前には、必ず予兆があります。 それは、WBSの中に「その他」や「確認」という名称の曖昧なタスクが居座っている状態です。
旅行でも「当日の流れを確認する」といった曖昧な予定は、結局何も決まっていない証拠です。 プロジェクトの現場でも、タスクの名前が具体的でないときは、担当者自身が何をすればいいか分かっていない可能性が非常に高いです。
タスクが止まっていないか、こまめに声をかけて、タスクの分解（具体化）を手伝ってみてはいかがでしょうか。
まとめ：スケジュールはチームの足元を照らす「安心の地図」
スケジュールは、メンバーを監視したり、無理な納期を押し付けたりするための道具ではありません。 暗闇の中を歩くチームにとって、「今はどこにいて、次はどこへ踏み出せばいいか」を足元から遠くまで照らすサーチライトのようなものです。
- マスタースケジュール（旅程表）で大局を掴み、お客様と合意する。
- WBS（準備リスト）で今日やることを具体化し、作業漏れを防ぐ。
- 3つの秘策（命綱・ゆとり・更新）で、不測の事態でもパニックにならない。
この3つを揃えることで、プロジェクトは得体の知れない不安から攻略可能な計画に変わります。チーム全員が安心して、全力でゴール（目的地）に向かえる環境を整えていきましょう。
次の記事：RACIで作る役割分担｜「自分ばかり忙しい」をなくすプロジェクト体制
地図ができたら、次は「誰と一緒に旅をするか」を決める番です。「結局、いつも自分ばかりが動いている……」という悩みから卒業する、自走型チームの作り方を次回は学んでいきましょう！
プロジェクト管理を「旅行の例え」で学ぶ：全12回ガイド
【導入編：コンセプトを理解する】
第1回：プロジェクトマネジメントとは？
第2回：プロジェクト計画書の書き方
【実践編：地図とチームを作る】
第3回：マスタースケジュールとWBS（本記事）
第4回：体制図と役割分担（RACI）
第5回：標準化（旅の合言葉）の作り方
第6回：コミュニケーション計画
【実行編：トラブルを乗り越える】
第7回：リスク管理と課題管理
第8回：キックオフ会議の進め方
第9回：進捗管理とWBS運用
第10回：品質管理と成果物
【完結編：ゴールを価値に変える】
第11回：変更管理（スコープ変更）
第12回：プロジェクト終結と振り返り
