コミュニケーション計画｜チームを迷わせない情報の伝え方の極意

大事なことが伝わっておらず、手戻りが発生した…
チャットの通知が多すぎて、本当に必要な情報が埋もれてしまう…

プロジェクトが進み出すと、情報の量は爆発的に増えます。体制図で「誰がやるか」を決め、標準ルールで「マナー」を決めても、「情報の流れるルート（道路）」が整備されていないと、チーム内ですぐに情報の交通事故が起きてしまいます。

今回は、チームを迷わせないための情報の設計図、「コミュニケーション計画」の立て方を、家族旅行の例えで分かりやすく解説します。

コミュニケーション計画とは、情報の「交通整理」である

家族旅行で、こんな経験はありませんか？

【情報の遮断】
お父さんだけが「明日は朝5時出発」と決めていて、長男・長女は夜更かし。当日朝にパニックになる。
【手段の間違い】
賑やかなテーマパークで遊んでいる最中に、お母さんが「集合場所の変更」を家族LINEに送る。全員遊びに夢中で通知に気づかず、結局バラバラの場所で待ちぼうけになる。（＝緊急度に対して手段が静かすぎる）
【過剰な報告】
旅のグループチャットに「今、トイレに寄った」「ソフトクリーム買った」と全員が投稿し続け、肝心の「集合時間の変更」という重要なメッセージが流れて見逃される。
【思い込みによる確認漏れ】
「誰かがチケットを買ったはず」とお互いに思い込み、駅に着いてから誰も手配していないことに気づく。
【情報の抱え込み】
リーダー（お父さん）だけが「この先が渋滞している」と知っていたが、誰にも共有せずに渋滞へ突入。メンバーは「なぜ早く言わなかったのか」と不満を募らせる。
【古い情報の参照】
数年前の古いガイドブックを見てお店に行ったら、すでに閉店していた。（＝最新の資料がどれか分からない）

これらはすべて、「誰に・いつ・どの手段で・何を」伝えるべきかの整理（コミュニケーション計画）ができていないために起こる悲劇です。

プロジェクトにおけるコミュニケーション計画の目的は、会議やメールの回数を増やすことではなく、「必要な情報が、最小限の労力で、確実に届く状態」を作ることです。

コミュニケーションを設計する際は、5W1Hをベースにした以下の5つの軸で整理します。

すべてのコミュニケーションには目的があります。「承認を得るため」なのか「単なる共有」なのかを明確にすることで、受け手の構えが変わります。

すべての情報を全員に伝える必要はありません。

情報は、その「賞味期限」と「重み」で分類して伝えます。

スピードと記録のバランスで使い分けます。

これまでの要素を一枚の表にまとめたものを「コミュニケーションマトリクス」と呼びます。これは、新しくチームに入ったメンバーが「どの情報はどこで見れば（書けば）いいのか」を即座に判断するための、いわば「情報の公式ガイドブック」です。

報告・会議・成果物名	目的 (Why)	内容 (What)	頻度 (When)	参加者 (Who)	場所・手段 (Where/How)
朝会（デイリー）	今日の予定と困りごとの共有	今日のタスク・詰まっている点	毎日（15分）	全員	Web会議/対面
週次定例	進捗報告と次週の課題調整	進捗率・マイルストーン達成状況	週1回	PM, リーダー	Web会議
課題管理台帳	全てのトラブルの記録と追跡	発生事象・対策・担当・期限	随時（更新）	全員（参照・追記）	共有管理シート
緊急アラート	重大事象の即時報告	重大障害・納期遅延のリスク	即時	全員	チャット（緊急タグ）